Звіти

Розділ Звіти збирає звіти клініки в тих самих групах, що й у Cliniccards. Власник і адміністратор перевіряють тут акти, виконані роботи, платежі та борги пацієнтів у межах призначених їм кас і продавців пРРО; повний обсяг клініки бачить той, кому призначені всі каси й усі продавці. Звіти групи Розклад, нагадування, черга очікування — відвідування, зміни лікарів, нагадування й чергу очікування — відкриває кожен співробітник: у них видно ті самі рядки, що й на робочих екранах, лише за період і з вибором колонок. Про них розповідає окрема стаття Звіти розкладу. Звіти, які ще в розробці, показано сірими з позначкою Скоро, щоб структура залишалася звичною. Загальний звіт клініки з групи Звіти клініки — суми робіт і платежів за період, платежі за касами та роботи лікарів — відкривають власник, адміністратор і співробітник із правом Звіти по клініці; про нього розповідає стаття Загальний звіт клініки. Те саме право відкриває Навантаження лікарів — години, візити, середній чек і вартість години кожного лікаря; про нього розповідає стаття Навантаження лікарів. Фінансові звіти — платежі пацієнтів і витрати клініки за касами — відкривають власник, адміністратор і співробітник із правами Фінансові звіти та Історія касових операцій; про них розповідає стаття Фінансові звіти. Мої виконані роботи по пацієнтах і Мої виконані роботи з групи Мої звіти — ваші власні роботи як лікаря — відкриває кожен співробітник, якому не вимкнено Доступ до фінансів; бланки Форма № 037/о і Форма № 039-2/о з тієї ж групи відкриваються без картки пацієнта. Про них розповідає стаття Мої звіти.

Звіти працюють у вебверсії DentaDeck на комп’ютері. У мобільному застосунку розділу Звіти немає: відкрийте DentaDeck у браузері на комп’ютері.

Групи звітів: синя позначка — звіт уже працює, бірюзова зі стрілкою — відкриває окремий розділ, сіра з позначкою «Скоро» — звіт у розробці.

Можливості

• Хаб Звіти з п’ятьма групами, як у Cliniccards: Звіти клініки, Мої звіти, Пацієнти, Розклад, нагадування, черга очікування, Заробітна плата. Пошук знаходить звіт за назвою або описом.
• Загальний звіт клініки: суми виконаних робіт і платежів за період, платежі за касами та роботи лікарів із розкриттям до пацієнтів і послуг, експорт у PDF. Докладно: Загальний звіт клініки.
• Навантаження лікарів: призначені й відпрацьовані години, візити, пацієнти, сума послуг, середній чек і вартість години кожного лікаря; вкладки За виконаними візитами, За запланованими візитами та За місяцями, експорт в Excel, CSV і PDF. Докладно: Навантаження лікарів.
• Фінансові звіти → Платежі по касах клініки: платежі пацієнтів і витрати клініки за касами й валютами за період, експорт в Excel і CSV. Докладно: Фінансові звіти.
• Мої виконані роботи по пацієнтах з групи Мої звіти: ваші роботи як лікаря за період, суми за кожним пацієнтом із розкриттям до послуг. Докладно: Мої звіти.
• Мої виконані роботи з групи Мої звіти: кожна робота з ваших актів за період із ціною, знижкою й сумою, вибором колонок і експортом — для звірки заробітної плати. Докладно: Мої звіти.
• Бланки Форма № 037/о і Форма № 039-2/о з групи Мої звіти відкриваються без картки пацієнта: Надрукувати форму МОЗ.
• Реєстр Виконані роботи: кожна робота з актів за період — кількість, ціна, знижка, сума зі знижкою, спеціаліст і розділ прайсу.
• Реєстр Акти: усі акти за період, разом із попередніми та страховими.
• Реєстр Платежі пацієнтів: оплати й повернення з окремими підсумками з точністю до копійки; біля імені пацієнта та співробітника, який записав платіж, показано фото або ініціали.
• Звіти групи Розклад, нагадування, черга очікування: Відвідування пацієнтів, Зміни роботи лікарів, Нагадування та Черга очікування. Докладно: Звіти розкладу.
• Спільні вкладки Акти, Виконані роботи й Платежі пацієнтів для переходу між реєстрами та вкладки Відвідування, Зміни роботи, Нагадування й Черга очікування для переходу між звітами розкладу.
• Списки Пацієнти боржники та Пацієнти з авансом з переходом до фінансів пацієнта.
• У реєстрах Виконані роботи й Акти — періоди Вчора, Сьогодні, Поточний тиждень, Поточний місяць, Минулий місяць або довільні дати Від і До. У Платежі пацієнтів є лише дати Від дати й До дати, а Борги та баланси пацієнтів має власні швидкі періоди. У звітах розкладу й у Мої виконані роботи до цих періодів додається Весь час, а відкриваються вони на Поточному місяці.
• У реєстрах Виконані роботи, Акти й Платежі пацієнтів, у чотирьох звітах розкладу й у Мої виконані роботи — кнопка Колонки: оберіть, які колонки показувати й у якому порядку. Зберегти як мій вигляд запам’ятовує ваш набір для цього реєстру.
• У виконаних роботах, актах і платежах пацієнтів — окремі підсумки для кожної валюти; у виконаних роботах і актах також загальна кількість рядків Всього. У звітах розкладу — кількість рядків, а у відвідуваннях і змінах ще й сума Годин.
• Вивантаження активного фільтра через меню Експорт — файлом Excel або CSV (до 10 000 рядків) чи PDF для друку (до 500 рядків) у тих самих колонках і в тому самому порядку, що й на екрані.
• Кнопка ← Звіти в шапці реєстрів, звітів розкладу, Загального звіту клініки, Фінансових звітів, звітів і бланків групи Мої звіти й екрана Борги та баланси пацієнтів повертає до хабу.

Відкрити звіт

1. Натисніть Звіти в бічному меню.
2. Знайдіть звіт у його групі або почніть вводити назву в полі Знайти звіт….
3. Натисніть звіт із синьою чи бірюзовою позначкою. Бірюзова стрілка веде в окремий розділ DentaDeck: наприклад, Витрати відкривають Каси → Затрати.
4. Щоб повернутися до хабу з реєстру Акти, Виконані роботи чи Платежі пацієнтів, зі звіту розкладу (Відвідування пацієнтів, Зміни роботи лікарів, Нагадування, Черга очікування), із Загального звіту клініки, Навантаження лікарів чи Фінансових звітів, зі звіту чи бланка групи Мої звіти або з екрана Борги та баланси пацієнтів, натисніть ← Звіти в шапці.

Окремі розділи, як-от Каси → Операції чи Каси → Затрати, кнопки ← Звіти не мають: до хабу веде пункт Звіти в бічному меню. Винятки — бірюзові Пацієнти боржники та Пацієнти з авансом: вони відкривають екран Борги та баланси пацієнтів, а на ньому кнопка ← Звіти є; так само кнопка є на бланках Форма № 037/о і Форма № 039-2/о.

У вузькому вікні браузера групи йдуть одна під одною, а звіти з позначкою Скоро згорнуто в рядок на кшталт Ще 10 звітів — скоро. Пункт Фіскалізація є в українському фіскальному профілі, а Пацієнти з авансом — у профілі без фіскалізації. Таблиці звітів розкладу в картки не перебудовуються: у вузькому вікні їх можна прокручувати вбік.

Переглянути виконані роботи

1. Відкрийте Звіти → Виконані роботи. Звіт одразу показує роботи за Поточний місяць — з першого до останнього дня — з актів із призначенням Акт.
2. Оберіть інший період кнопкою або вкажіть дати Від і До.
3. За потреби звузьте список полями Пацієнт (прізвище, ім’я або номер картки), Виконано спеціалістом, Розділ прайсу, Призначення та Вид акта. Список оновлюється одразу після зміни фільтра.
4. Перевірте підсумки над таблицею: Рядків, Разом, Знижка та Затрати.
5. Натисніть ім’я пацієнта, щоб відкрити його картку.

Попередні та страхові акти в цей реєстр типово не потрапляють: оберіть потрібне Призначення або Усі призначення. Вид акта відділяє акти, створені з плану лікування, від швидких актів.

Роботи за поточний місяць: період, фільтри, підсумки та типові колонки.

Переглянути акти

1. Відкрийте Звіти → Акти або вкладку Акти в будь-якому реєстрі.
2. Звіт показує всі акти за Поточний місяць, разом із попередніми та страховими. Щоб залишити лише звичайні, оберіть Призначення: Акт.
3. За потреби звузьте список полями Пацієнт, Виконано спеціалістом і Вид акта.
4. Натисніть дату акта, щоб відкрити сам акт, або ім’я пацієнта — щоб відкрити його картку.

Підсумки Актів і Сума враховують усі акти активного фільтра.

Акти за поточний місяць: попередній акт видно поруч зі звичайними.

Колонки й мій вигляд

Кнопка Колонки стоїть над таблицею в реєстрах Виконані роботи, Акти та Платежі пацієнтів, у звіті Мої виконані роботи і в чотирьох звітах розкладу. Поруч видно, скільки колонок показано. Типово це 11 з 16 у виконаних роботах, 10 з 13 у Мої виконані роботи, 7 з 9 в актах і 8 з 9 у платежах пацієнтів; у звітах розкладу типово показано всі колонки: 10 з 10 у відвідуваннях, 5 з 5 у змінах, 9 з 9 у нагадуваннях і 7 з 7 у черзі. Типово приховані: у виконаних роботах — Призначення, Асистенти, Акт склав, Затрати та Знижка сумою; у Мої виконані роботи — Призначення, Асистенти та Знижка сумою; в актах — Коментар і Страхова компанія; у платежах пацієнтів — № картки. Так само працює кнопка Колонки на сторінках Каси → Затрати (типово 9 з 9) і Каси → Операції (типово 9 з 10), а також на вкладках Каси → Фіскалізація: Фіскалізація (типово 5 з 5), Чеки і акти та Фіскалізовані акти (типово 7 з 12), QR-платежі (типово 15 з 16).

1. Натисніть Колонки.
2. Позначте колонки, які хочете бачити, і зніміть позначки з непотрібних.
3. Щоб змінити порядок, потягніть колонку за ручку ↕ ліворуч від її назви. З клавіатури перейдіть на ручку й натискайте ↑ або ↓.
4. Натисніть Показати. Таблиця, а також файли Excel, CSV і PDF матимуть саме ці колонки в цьому порядку.

Вікно «Колонки»: позначки вмикають колонки, ручка ↕ міняє порядок, а кнопки внизу показують вибір, зберігають його як ваш вигляд або повертають стандартний набір.

Після Показати адреса сторінки зберігає ваш вибір, тож посилання на неї покаже колезі ті самі колонки. Вибір тримається й тоді, коли ви змінюєте фільтри. Сам фільтр від колонок не залежить: якщо ви сховали колонку Виконано спеціалістом, фільтр за спеціалістом працює далі.

Щоб реєстр щоразу відкривався з вашими колонками, збережіть їх як свій вигляд:

• Зберегти як мій вигляд запам’ятовує позначені колонки в їхньому порядку для цього реєстру. Вигляд збережено лише для вас: у кожного співробітника свій. У кнопці Колонки з’являється позначка Мій вигляд.
• Скинути до стандартного видаляє ваш вигляд, і реєстр знову показує стандартні колонки.
• Колонки з адреси сторінки важливіші за збережений вигляд: якщо відкрити реєстр за посиланням із вибором колонок, ви побачите саме їх, а позначки Мій вигляд не буде.
• Без кнопки Зберегти як мій вигляд DentaDeck нічого не запам’ятовує. Вибір після Показати живе в адресі сторінки; наступного разу реєстр відкриється з вашим виглядом або, якщо його немає, зі стандартними колонками.
• Якщо натиснути Зберегти як мій вигляд, не позначивши жодної колонки, DentaDeck попросить позначити хоча б одну. Показати без позначених колонок повертає ваш вигляд або стандартний набір.

У вузькому вікні браузера реєстри Виконані роботи, Акти й Платежі пацієнтів показано картками з основними даними, а звіти розкладу — таблицею, що прокручується; вибір колонок діє для таблиці та файлів.

Перевірити платежі за період

1. Відкрийте Звіти → Платежі пацієнтів або вкладку Платежі пацієнтів у реєстрі.
2. Вкажіть поля Від дати та До дати.
3. За потреби оберіть Тип або Спосіб оплати. Список оновлюється одразу.
4. Перевірте підсумки Кількість, Оплати, Повернення та Разом. Якщо платежі були в кількох валютах, суми кожної валюти показано окремо.
5. Щоб побачити старіші платежі, натисніть Показати старіші під списком.

Типовий набір колонок платежів не містить окремої колонки № картки, тож у файлі її немає (у таблиці номер картки видно під іменем пацієнта). Щоб додати її до таблиці й файлів, позначте № картки у вікні Колонки.

Вкладки реєстрів, кнопка колонок, фільтри, підсумки й окремі рядки оплат та повернень.

Знайти платежі пацієнта

1. У полі Пацієнт введіть ім’я, прізвище або номер картки. Список оновлюється під час введення.
2. Натисніть ім’я пацієнта в результатах, щоб відкрити його картку на вкладці Фінанси.

Експортувати звіт

1. У будь-якому з цих звітів — реєстрі чи звіті розкладу — налаштуйте фільтри й колонки.
2. Відкрийте меню Експорт і виберіть Excel (.xlsx), CSV або PDF.
3. Відкрийте завантажений файл. Він містить усі рядки активного фільтра, а не лише видиму сторінку, і ті самі колонки в тому самому порядку, що й таблиця на екрані.

Чим відрізняються файли:

• Excel (.xlsx) починається шапкою: звіт, клініка, період, хто й коли сформував файл і скільки в ньому рядків. У звітах розкладу, на сторінці Каси → Операції і на вкладках Каси → Фіскалізація в рядку Період стоїть За весь час, коли дат немає. Якщо ви задали фільтри, у шапці є рядок Фільтри з ними. У Актах і Виконаних роботах цей рядок є завжди: у ньому також стоїть Призначення, яким обмежений звіт, — навіть коли це Усі призначення. У Платежах пацієнтів без заданих фільтрів рядка Фільтри немає. Далі йде порожній рядок і таблиця; суми й дати в ній — справжні числа й дати, а не текст; лише Створено на вкладках Чеки і акти та Фіскалізовані акти і Час відправлення на QR-платежах — дата з часом, записана текстом. До 10 000 рядків.
• CSV містить лише таблицю, без шапки, щоб її було легко завантажити в іншу програму. До 10 000 рядків.
• PDF — сторінки A4 в альбомній орієнтації: така сама шапка, як в Excel (назва клініки та звіту, період, фільтри, хто й коли сформував файл, кількість рядків), таблиця із заголовками, які повторюються на кожній сторінці, і підсумки під нею. До 500 рядків.

Якщо серед колонок є суми, Excel і CSV закінчуються колонкою Валюта, тож суми в різних валютах не сплутаються. Без колонок із сумами Валюти немає. У PDF біля кожної суми стоїть знак валюти.

Якщо активний фільтр повертає понад 10 000 рядків, а для PDF — понад 500, DentaDeck не створює неповний файл і повертає вас до реєстру з повідомленням. Звузьте період або додайте фільтр і повторіть експорт.

Знайти боржників або пацієнтів з авансом

1. Відкрийте Звіти → Пацієнти боржники або, у профілі без фіскалізації, Звіти → Пацієнти з авансом.
2. Відкриється екран Борги та баланси пацієнтів. У полі Показати оберіть Боржники, Без боргу, З авансом або Потребують звірки. Аванс доступний у профілі без фіскалізації; в українському фіскальному профілі переплату потрібно звірити.
3. Вкажіть Баланс станом на. Баланс враховує всі чинні акти виконаних робіт і платежі до цієї дати включно.
4. За потреби вкажіть Операції від або оберіть Вчора, Сьогодні, Поточний тиждень, Поточний місяць. Це залишить пацієнтів з операціями за період, зберігаючи їхній попередній борг у балансі.
5. Знайдіть пацієнта за ім’ям або номером картки й натисніть його ім’я, щоб перейти до розрахунку.

Фільтр за станом балансу, датою й пацієнтом із переходом до його фінансів.

Потребують звірки показує пацієнтів зі змішаними валютами, неповним доступом до фінансових записів або переплатою у фіскальній клініці. Суму для них приховано, щоб частковий баланс не став підставою для повторної оплати. Попередні та страхові акти не додають боргу пацієнта.

Налаштування

Способи оплати й назви кас беруться з проведених платежів і розділу Каси, розділи прайсу — з прайс-листа. Окремих налаштувань для звітів немає: власним є лише Мій вигляд колонок кожного реєстру (див. «Колонки й мій вигляд»).

Права доступу

Реєстри Акти, Виконані роботи й Платежі пацієнтів з експортом відкриває право Звіти по всіх актах, роботах і платежах. Право Фінансові звіти відкриває Пацієнти боржники та Пацієнти з авансом, звіт Фіскалізація, а разом із правом Історія касових операцій — журнал Каси → Операції та Фінансові звіти. Ці права незалежні: у розділі Права доступу співробітнику можна надати одне з них або обидва. Хто раніше мав Фінансові звіти, отримує й реєстри, доки його права не збережуть знову; після збереження кожне право діє окремо. Загальний звіт клініки і Навантаження лікарів відкриває право Звіти по клініці; воно теж незалежне від решти. Звіти групи Мої звіти окремого права не мають: їх відкриває кожен співробітник, якому не вимкнено Доступ до фінансів; бланки Форма № 037/о і Форма № 039-2/о з цієї групи відкриваються й без нього.

Звіти розкладу відкривають ті самі права, що й робочі екрани; які саме, описано в статті Звіти розкладу.

Пункт Звіти є в меню кожного співробітника, бо звіти розкладу відкриті всім. Фінансові звіти з’являються в хабі, коли співробітнику доступний хоча б один з них. Типово це власник і адміністратор; лікарю, асистенту чи реєстратору їх відкриває фінансове право — наприклад, одне з цих трьох. Звіти групи Мої звіти окремого права не мають: їх бачить кожен співробітник. Якщо Доступ до фінансів вимкнено, ці права не діють, а звіти групи Мої звіти зникають із хабу; бланки 037/о і 039-2/о лишаються. У хабі кожен бачить лише дозволені йому робочі звіти, а звіти з позначкою Скоро — усі. Призначення кас і продавців пРРО продовжує обмежувати доступний обсяг фінансових звітів.

Поради

• Звіти показують лише чинні записи: анульовані акти й платежі не потрапляють до списків і підсумків.
• Вхідні баланси, перенесені з Cliniccards (початковий борг чи аванс пацієнта), не є справжніми актами й платежами: у реєстрах Акти, Виконані роботи та Платежі пацієнтів їх немає, але в боргах і балансах пацієнтів вони враховані.
• У виконаних роботах, актах і платежах пацієнтів суми в різних валютах не додаються: кожна валюта має окремий підсумок.
• Підсумок Разом у платежах дорівнює оплатам мінус повернення за всіма активними фільтрами, окремо для кожної валюти.
• Кнопка Скинути знімає фільтри: виконані роботи, акти й звіти розкладу повертаються до поточного місяця, а платежі — до повного списку. Колонок вона не чіпає: вибір колонок з адреси сторінки лишається, а до стандартних їх повертає Скинути до стандартного у вікні Колонки.
• Виконані роботи, акти й звіти розкладу показують по 50 рядків; наступні додає кнопка Показати ще, а Всього під списком показує, скільки рядків знайдено.
• Періоди у виконаних роботах і актах рахуються за часовим поясом клініки, а не комп’ютера. Те саме у Нагадуваннях і Черзі очікування; у Відвідуваннях і Змінах роботи період рахується за часом розкладу, як його показано в сітці.
• Якщо в експорті забагато рядків, звузьте період або додайте фільтр пацієнта. PDF уміщує менше рядків, ніж Excel і CSV: для великих вибірок обирайте Excel.