Фіскалізація: зміна й чеки

DentaDeck напряму працює з пРРО Checkbox: перевіряє касира й касу, відкриває та закриває зміну, створює чеки продажу й повернення.

Готівковий облік, онлайн-еквайринг і фіскалізація налаштовуються окремо, а в щоденній роботі сходяться в одній дії Прийняти оплату за акт. Спочатку ви обираєте спосіб: готівку, уже отриману карткову або змішану оплату, посилання чи QR або підключений POS. Після вибору відкривається відповідна форма; режим без фіскального чека показується окремо там, де він доступний.

Підключення Checkbox, PayLink і зв’язки з внутрішніми касами налаштовують лише на комп’ютері. У мобільному застосунку після підключення можна відкривати й закривати зміну, створювати X-звіт, проводити дозволені операції та переглядати чеки; якщо реєстратор ще не підключений, застосунок не показує перехід до його налаштування.

В українській клініці поповнення, зарахування та повернення депозиту пацієнта недоступні. Передоплата потребує окремого продавця, чека продажу й правила повернення; DentaDeck не створює нефіскальний рух депозиту замість цього сценарію.

Можливості

• Відкриття зміни, створення X-звіту без закриття та закриття зміни із Z-звітом.
• Перевірка перед Z-звітом: точні лічильники шести видів незавершених операцій і переходи до їх вирішення.
• Завчасне попередження про завершення строку дії ключа касира — за 30 днів на сторінці зміни та в налаштуваннях кас, без блокування роботи.
• Фіскалізація всього акта, окремих послуг або частини суми з точним залишком для наступного чека.
• Єдиний екран оплати виконаного акта: посилання або динамічний QR, готівка, з автоматичним чеком або без нього.
• Надсилання посилання одразу, а акта PDF і посилання на підтверджений чек — після оплати; доступні email і підключений Telegram пацієнта.
• Розподіл підсумку або знижки між вибраними послугами пропорційно до копійки.
• Готівковий, картковий або змішаний розрахунок в одному чеку з окремою касою для кожної частини. Для прямого чека кожна вказана сума означає, що гроші вже отримано.
• Окремі стани грошей і чека: оплата одразу потрапляє до каси й балансу пацієнта, а Checkbox може ще створювати чек або повернути помилку.
• Опційна фіскалізація службового внесення та інкасації у вибраній внутрішній касі.
• Карткова оплата цілого неоплаченого акта через POS-термінал PayLink із передаванням даних ЕПЗ до Checkbox.
• Окрема черга Потребує уваги для розбіжностей із платіжним провайдером, а також звіти Фіскалізація, Чеки і акти, Фіскалізовані акти та QR-платежі; усі вони показують лише призначених вам продавців і каси. Усі чотири звіти мають вибір колонок і файли Excel, CSV і PDF.

Приймати оплату на різні ФОП або ТОВ

1. На комп’ютері відкрийте Каси → Налаштування кас → Фіскальний чек. Для кожного ФОП або ТОВ натисніть Підключити Checkbox → Підключити новий реєстратор та введіть дані його касира і каси.
2. Після перевірки звірте показані організацію та ЄДРПОУ / РНОКПП. Назва в DentaDeck допомагає знайти пРРО; продавця визначають перевірені дані Checkbox.
3. Прив’яжіть окремі внутрішні каси цього продавця. Кілька кас можна позначити разом у Інші каси й доступ → Усі прив’язані каси → Зберегти всі прив’язки. Прайс у клініки спільний, а податкові групи підтверджуються окремо для кожного пРРО.
4. Відкрийте зміну потрібного пРРО. У Фінансах пацієнта натисніть Прийняти оплату за акт, оберіть спосіб із чеком, потрібного продавця в Хто видає чек і натисніть Обрати. Перевірте підставлену касу та суму перед підтвердженням отриманих грошей.
5. Для наступного акта можна обрати іншого продавця. Оплата і чек збережуть зв’язок із вибраними пРРО та касою. Для POS у налаштуваннях PayLink також задається конкретна пара пРРО та безготівкової каси; банк має налаштувати сам термінал на відповідного продавця.

Відкрити та закрити зміну

1. Відкрийте Каси. У блоці Робочий день пРРО скористайтеся дією Підготувати зміну, Продовжити робочий день або Перевірити стан зміни. Якщо пРРО кілька, натисніть Обрати пРРО. Також можна перейти через Фіскалізація → Зміна пРРО.
2. На початку роботи натисніть Відкрити зміну. Коли зміна відкрита, ця кнопка змінюється на Закрити зміну (Z-звіт).
3. Протягом дня за потреби натисніть Створити X-звіт. Він показує поточний підсумок і не закриває зміну.
4. Якщо зміну ще не можна закрити, DentaDeck покаже Закриття зміни заблоковано і точну кількість операцій у кожному виді: Незавершені чеки, Незавершені службові операції, Незавершені операції PayLink, Незавершені онлайн-оплати, Непідтверджені повернення провайдера та Оплати без фіскального підтвердження.
5. Натисніть назву потрібного виду. На сторінці Що заважає закрити зміну за потреби оберіть реєстратор і натисніть Відкрити біля операції. Для службової операції натисніть Оновити після відповіді Checkbox. Для довгого списку натисніть Показати старіші.
6. Якщо операція стосується внутрішньої каси, до якої ви не маєте доступу, DentaDeck не покаже пацієнта, суму чи посилання. Попросіть відповідального касира завершити таку операцію.
7. Поки є перешкоди, недоступна лише кнопка Закрити зміну (Z-звіт). Ви можете створити X-звіт, перевірити зміну або завершити службові операції.
8. Коли всі перешкоди зникли, поверніться до зміни, натисніть Закрити зміну (Z-звіт) і підтвердьте дію. Після відповіді Checkbox стан Закрита та Z-звіт закритої зміни з’являться в блоці Звіти й деталі.

Відкриваючи зміну, DentaDeck просить Checkbox закрити її о 23:30 за часом клініки, якщо її не закрили раніше; зміну, відкриту пізніше 23:30, — о 23:30 наступного дня. Тоді Checkbox сам сформує Z-звіт, а DentaDeck після наступної перевірки покаже зміну закритою. Перевірок перед закриттям DentaDeck у цьому разі не виконує: закон вимагає закривати зміну протягом 24 годин. Наступного робочого дня відкрийте нову зміну.

Якщо зміна відкрита понад 20 годин, наприклад її відкрили в кабінеті Checkbox, сторінка зміни покаже попередження. Закрийте таку зміну з Z-звітом.

Під час станів Відкривається або Закривається зачекайте на синхронізацію. Якщо Checkbox повернув помилку для незавершеного запиту, на сторінці з’явиться Повторити перевірку.

DentaDeck повторно перевіряє всі шість видів перешкод безпосередньо перед закриттям. Якщо ви не оновлювали сторінку, а тим часом з’явилася нова незавершена операція, Z-звіт не сформується. Оновіть сторінку і завершіть показану операцію.

Під час відкритої зміни невдала повторна перевірка не стирає останнє підтверджене підключення й не блокує X- або Z-звіт у DentaDeck; неперевірені нові дані не зберігаються. Усуньте помилку й повторіть перевірку — Checkbox усе одно може відхилити наступну операцію.

Якщо Checkbox не прийняв логін або пароль касира, DentaDeck збереже останній підтверджений стан зміни й покаже дію Оновити дані Checkbox замість технічної адреси API. Після успішної перевірки нових даних поверніться до зміни й повторіть операцію.

Якщо Checkbox відповів, що касира прив’язано до іншої програми, сторінка зміни покаже Касира прив’язано до іншої програми, а дії з Checkbox будуть недоступні. Зняти прив’язку може лише підтримка Checkbox; що їй написати й що зробити після відповіді, описано в статті Фіскалізація: підключення.

DentaDeck заздалегідь нагадує про завершення строку дії ключа касира. За 30 днів на сторінці зміни та в картці Фіскальний чек розділу Каси → Налаштування кас з’являється попередження Ключ касира діє до… з підказкою Оновіть ключ у Checkbox → Касири → Заміна ключа; за 7 днів воно стає червоним, а прострочений ключ показується як Ключ касира прострочений з…. DentaDeck нічого не блокує — це завчасне нагадування, а сам ключ замінюється лише в кабінеті Checkbox. Після заміни ключа попередження зникне саме — DentaDeck оновлює строк дії під час відкриття зміни та повторної перевірки підключення.

Прийняти оплату за актом

1. Відкрийте чинний Акт виконаних робіт і натисніть Прийняти оплату за акт. Ця дія також доступна біля акта у вкладці пацієнта Фінанси.
2. Перевірте пацієнта, номер акта та повну суму до сплати.
3. У блоці Як пацієнт оплачує? оберіть Готівка, Картка — вже сплачено, Картка + готівка, Посилання або QR-код, QR-табличка Monobank або POS-термінал PayLink. Показано лише доступні вам варіанти; під вибраним способом залишається одна форма.
4. Для прямої оплати перевірте Хто видає чек, внутрішні каси, позиції й фактично отримані суми. Якщо продавець або каса єдині, DentaDeck підставить їх; якщо варіантів кілька — оберіть потрібний. Натисніть Гроші отримано — створити чек. Карткова частина означає вже отримані поза DentaDeck гроші й не списується повторно.
5. Для посилання оберіть продавця та доступний режим З фіскальним чеком або Лише записати оплату, перевірте канали надсилання й створіть платіжну сторінку. Онлайн-гроші з’являться після підтвердження провайдера; пряма оплата записується після вашого підтвердження, незалежно від відповіді Checkbox.
6. Для прямої оплати, посилання, QR-таблички та PayLink позначте доступні канали в блоці Надіслати пацієнту. Недоступний канал показує причину: немає email, бота клініки або підключення пацієнта до нього. Можна зняти всі позначки, якщо надсилати документи не потрібно.

Знайомі способи оплати видимі відразу; суми, позиції й чек заповнюються у формі вибраного способу.

Перемикання способу, продавця або режиму чека зберігає сумісну чернетку на 8 годин для вашого облікового запису. Повернення до попереднього варіанта відновлює введені значення. Для нового способу чи продавця перевірте каси й заново вкажіть фактично отримані суми: готівка не перетворюється на карткову оплату. Посилання, QR і POS приймають тільки повну суму цілого неоплаченого акта. Перемикання саме по собі не записує грошей. Якщо акт, залишок або чернетка змінилися чи строк минув, DentaDeck попросить почати перевірку заново замість показу готової кнопки оплати.

Варіант без фіскального чека означає лише внутрішній облік у DentaDeck. Клініка самостійно визначає разом із бухгалтером, для яких оплат такий варіант дозволений. DentaDeck не вгадує це за формою ФОП або ТОВ.

Поки інша оплата цього пацієнта очікує завершення, DentaDeck приховує Прийняти оплату за акт для всіх інших актів і не дозволяє запустити іншу оплату. Завершіть або скасуйте поточну оплату; на її власному акті залишаються дії перевірки або продовження тієї самої операції.

Після прямої оплати акт може показувати Оплату отримано разом зі станом чека. Чек створюється — натисніть Перевірити чек; DentaDeck перевірить той самий запит. Чек не створено — усуньте причину й натисніть Повторити чек. Повторюється той самий чек для вже записаних грошей; нова оплата не створюється. В обох випадках виконуйте підказку Гроші вже записані. Не приймайте оплату повторно.

Автоматичний онлайн-чек доступний тільки тоді, коли платіжне підключення прив’язане до точного продавця, пРРО та безготівкової каси, а зміна відкрита. Для різних ФОП і ТОВ зберігайте окремі маршрути; одна оплата не може непомітно перейти до іншої юрособи.

Прийняти часткову або змішану оплату

1. На екрані Оплата акта оберіть Готівка, Картка — вже сплачено або Картка + готівка та режим із фіскальним чеком. Позиції й суми доступні тут само. Дія Зберегти й фіскалізувати після створення швидкого акта теж веде до цього екрана.
2. Для повної оплати залиште підставлену суму. Щоб змінити склад чи суму, відкрийте Часткова оплата та знижка й позначте потрібні готові позиції. При оплаті залишку або проблемі цей блок уже відкритий. Заблокована позиція залишається видимою з точною причиною та, на комп’ютері, посиланням Налаштувати позицію.
3. Для часткової оплати змініть Суму в чеку біля клінічної послуги. За потреби змініть Разом у чеку або Знижку, % — DentaDeck пропорційно розподілить підсумок до копійки. Товар, ліки або медвиріб передаються цілим рядком.
4. Залиште детальний чек або, якщо клініка окремо дозволила скорочений варіант, увімкніть Об’єднати послуги в одну позицію. Ця дія з’являється лише для готових клінічних послуг з однією податковою групою; деталізація залишиться в акті DentaDeck.
5. Вкажіть уже отриману суму в полі Готівкою (вже отримано), Карткою (вже отримано) або в обох полях для змішаної оплати. Оберіть готівкову й безготівкову каси. Поле Карткою (вже отримано) лише записує оплату, яку ви вже прийняли поза DentaDeck; воно не звертається до термінала й не списує гроші з картки.
6. Переконайтеся, що сума способів оплати дорівнює підсумку чека, і натисніть Гроші отримано — створити чек.
7. DentaDeck одразу створить окрему оплату для кожної частини, оновить внутрішні каси й баланс пацієнта, а чек передасть до Checkbox. Якщо акт оплачено частково, у документі з’явиться Частково фіскалізовано та точний залишок. Для наступного розрахунку натисніть Фіскалізувати залишок і перевірте запропоновані неоплачені позиції.

Створення чека не керує фактом отримання грошей. Стан Чек створюється не дозволяє приймати оплату вдруге: натисніть Перевірити чек, щоб перевірити ту саму спробу. Для остаточної помилки натисніть Повторити чек — DentaDeck збереже той самий чек і ті самі оплати, але почне нову спробу в Checkbox. Після успіху з’являться Чек готовий і Відкрити фіскальний чек.

Кожна позиція чека повинна мати додатну суму, визначений тип, Код номенклатури й чинне податкове правило вибраного пРРО. Послуга успадковує підтверджену групу пРРО, якщо для неї немає винятку. Товар, ліки або медвиріб додатково потребують явного дозволу продажу від цього ФОП чи ТОВ та власної групи пРРО. Один рядок 0 ₴ блокує весь акт, навіть якщо не позначати його для поточного чека.

Прийняти оплату через POS-термінал PayLink

1. Відкрийте картку пацієнта → Фінанси та знайдіть чинний Акт виконаних робіт, на який ще не зараховано жодної суми.
2. Натисніть Прийняти оплату за акт, оберіть POS-термінал PayLink, перевірте термінал і канали Надіслати пацієнту, потім натисніть Передати суму на термінал. Якщо доступних терміналів кілька, оберіть потрібний явно. Вибір каналів зберігається для цієї операції та показується під час підтвердження.
3. Дочекайтеся, доки локальний PayLink передасть на термінал повну суму акта, і проведіть картку на терміналі.
4. Перевірте отримані Дані ЕПЗ: термінал, RRN, маску картки, код авторизації, платіжну систему та номер банківського чека. За потреби виправте поля.
5. На запит Оплата пройшла успішно? натисніть Так — фіскалізувати, лише якщо термінал підтвердив списання. Якщо списання не було, натисніть Ні — видалити.
6. Після відповіді Так DentaDeck створить одну карткову оплату на повну суму акта й передасть чек із даними ЕПЗ до Checkbox. Документи надсилаються вибраними каналами лише після готовності чека; запуск термінала чи отримання даних ЕПЗ ще не означають надсилання.

Перевірка даних ЕПЗ і явна відповідь після списання на POS-терміналі.

PayLink доступний лише для цілого чинного акта виконаних робіт без попередніх оплат, чеків або активного QR-рахунку. Усі позиції мають мати додатну суму, код номенклатури й готове правило продажу для пРРО термінала; його зміна має бути відкрита.

Якщо PayLink не повернув результат, перевірте банківський чек термінала й оберіть Так або Ні. Не натискайте Повторити оплату й не передавайте суму на термінал удруге, доки не переконаєтеся, що списання не було.

Якщо термінал прийняв оплату, але Checkbox завершив створення фіскального чека помилкою, відкрийте акт і натисніть Повторити фіскалізацію. Повторюється чек для тієї самої оплати; нове списання через POS не створюється.

Фіскалізувати службове внесення або інкасацію

1. Відкрийте Каси → Фіскалізація та натисніть Зміна пРРО.
2. Оберіть реєстратора Checkbox і відкрийте його зміну.
3. Розгорніть Службові операції, знайдіть потрібну касу та натисніть Службове внесення або Службова видача.
4. Вкажіть суму й за потреби коментар. Дата службової операції — поточний день.
5. Натисніть Зберегти й фіскалізувати.
6. Якщо фіскалізація завершилася помилкою, користувач із дозволом на фіскалізацію може натиснути Повторити фіскалізацію біля операції.
7. Якщо операція має стан Потребує перевірки, натисніть Перевірити стан. DentaDeck запитає стан за тим самим номером і не створить нового руху грошей.

Службове внесення та службове вилучення доступні для кожної активної каси, прив’язаної до реєстратора, зокрема безготівкової. Тип Дохід, переміщення та витрати не створюють службового чека Checkbox.

Перевірити звіти й документ чека

1. Відкрийте Каси → Фіскалізація.
2. Вкладки йдуть у тому ж порядку, що в Cliniccards: Фіскалізація — підсумки за пРРО та працівниками, Чеки і акти — акти й пов’язані чеки, Фіскалізовані акти — продажі й повернення за способами оплати, QR-платежі — оплати через QR-каси. Далі — черга Потребує уваги і перехід Зміна пРРО на сторінку зміни: його видно, якщо вам доступний підключений реєстратор і є право Фіскалізація та QR-платежі.
3. Відфільтруйте список за доступними полями й відкрийте потрібний акт або чек. На вкладці Фіскалізація фільтр пРРО залишає один реєстратор. Скинути прибирає фільтри й залишає вибрані колонки.
4. На кожній із чотирьох вкладок звітів натисніть Колонки угорі сторінки, щоб вибрати колонки та їхній порядок і зберегти свій вигляд, як у звітах. Типово показано 5 з 5 на вкладці Фіскалізація, 7 з 12 на актах і 15 з 16 на QR-платежах; до актів можна додати Номер акта, Дата проведення, Вид акта, Коментар і Призначення, до QR-платежів — Вид акта.
5. Щоб вивантажити звіт, відкрийте Експорт угорі сторінки й виберіть Excel (.xlsx), CSV або PDF — у файл потрапляють ті самі колонки й порядок, що на екрані, і всі рядки за фільтрами, а не лише показана частина. Що містить кожен файл і скільки рядків уміщує, описано в звітах.
6. У документі чека перевірте послуги, суму, джерело, касу Checkbox, способи оплати та фіскальний номер. Загальна сума, рядки й способи оплати показані у валюті, збереженій у самому чеку, без округлення копійок або центів.
7. Натисніть Фіскальний чек, щоб відкрити його в ДПС, або PDF, щоб переглянути документ.
8. Для стану Очікує чи Обробляється натисніть Перевірити стан. Ця дія лише оновлює наявний запит і не створює повторної оплати.

Колонки й Експорт доступні у браузері; у мобільному застосунку їх немає, а списки показані картками.

Звіти, сторінка чека та PDF показують лише чеки, акти й оплати через призначених вам продавців пРРО та каси. Повний обсяг клініки бачить працівник, якому призначені всі продавці й каси.

Службові внесення та вилучення не входять до цих звітів. Їхній стан та історія показані в блоці Службові операції на сторінці Зміна пРРО.

Перевірити QR-оплату

1. Відкрийте Каси → Фіскалізація і вкладку QR-платежі.
2. За потреби відфільтруйте список за пацієнтом, часом відправлення, працівником, сумою платежу, статусом, юрособою або пРРО, коментарем чи джерелом. Фільтри застосовуються одразу.
3. У блоці Дані акта можна окремо вказати дату, автора, суму, призначення або текст призначення акта. Скинути прибирає фільтри й залишає вибрані колонки.
4. Звірте у рядку пацієнта, дату оплати, працівника, суму, статус, юрособу або пРРО, дані акта, коментар, час відправлення й джерело — типово в порядку Cliniccards. Відкрийте Чек або PDF, якщо відповідне посилання доступне.
5. Дії з чеком — в останній колонці рядка. Для стану Не отримано, Очікує чи Обробляється натисніть Перевірити ще раз. Стан Потребує перевірки означає, що платіж уже збережено, але чек не вдалося доказово звірити; перевірте продавця, пРРО, суму, позиції й податки та не повторюйте оплату.
6. Колонки й Експорт угорі сторінки працюють, як на інших вкладках звітів (див. кроки 4–5 розділу «Перевірити звіти й документ чека»). У файлі колонка Чек містить фіскальний номер чека, а без номера — посилання на чек у ДПС; дій із рядка у файлі немає.
7. Якщо записів більше ніж на одній сторінці, натисніть Показати попередні. Усі вибрані фільтри й колонки збережуться.

QR-платежі: Колонки й Експорт угорі, вкладки звітів, дані відправлення й акта, статуси фіскалізації. Таблиця прокручується вбік: праворуч за краєм — решта колонок до Чек і дії з чеком.

Повторна перевірка не списує гроші й не створює новий чек. Звіт містить лише QR-оплати через призначених вам продавців і каси.

Права доступу

Реєстратор за замовчуванням може бачити свої каси й працювати зі зміною, не отримуючи доступу до налаштування пРРО або управлінських звітів. Готовність одного налаштованого реєстратора не підтверджує права всіх працівників і роботу всіх продавців клініки — перевірте потрібний маршрут під обліковим записом конкретного співробітника.

Усі фіскальні сторінки та дії додатково потребують головного права Доступ до фінансів. Воно має перевагу над окремими дозволами на фіскалізацію, зміну пРРО чи звіти. Призначення продавців пРРО та кас додатково визначає, які чеки, оплати й записи черги працівник бачить у звітах і картці пацієнта.

Поради

• Відкривайте зміну перед першою фіскальною операцією дня, а закривайте лише після останньої. X-звіт можна формувати будь-коли без закриття. Якщо очікується онлайн-оплата, повернення, чек або відповідь PayLink, завершіть перевірку цього запису до Z-звіту.
• Не натискайте фіскалізацію повторно через повільну відповідь. DentaDeck повторно перевіряє той самий запит і не повинен створити дубль.
• Якщо у пацієнта вказано email, Checkbox отримує його для доставки готового прямого чека.
• Звіряйте Z-звіт із вкладкою Операції, звітами фіскалізації та службовими операціями відповідної зміни: внутрішній рух грошей і фіскальні документи мають збігатися за сумою та способом оплати.
• Для прямого чека зі станом Чек створюється натисніть Перевірити чек, а зі станом Чек не створено — Повторити чек. Обидві дії працюють із уже отриманими грошима й не створюють нової оплати. Для оплати PayLink використовуйте окрему дію Повторити фіскалізацію.