Каси: робочий день

Розділ Каси показує, де обліковуються гроші клініки: у готівковій касі або на безготівковому рахунку. Угорі зібрано доступні вам вкладки Каси, Операції, Архів Cliniccards, Затрати й Фіскалізація. Остання вкладка — з шестернею (Налаштування кас) — на комп’ютері відкриває підготовку способів оплати.

Власник, адміністратор і реєстратор можуть переглядати дашборд у межах своїх кас та продавців. Доступ до дашборда не дає реєстратору права змінювати налаштування, створювати внутрішні службові операції або відкривати управлінські звіти й архів. Повний огляд клініки має працівник із потрібними загальними правами та доступом до всіх кас і продавців.

Блок Робочий день пРРО веде до зміни, а окрема кнопка Потребує уваги з кількістю записів — до розбіжностей із платіжним провайдером. Наявність таких записів не змінює адресу вкладки Фіскалізація. Депозитні операції входять до обліку там, де дозволені; в українській клініці нові рухи депозиту залишаються заблокованими до окремого фіскального сценарію передоплати.

У центрі налаштувань ви зберігаєте спільний для клініки список потрібних можливостей. DentaDeck показує їхній стан і один наступний крок; QR та POS не потрібно підключати про всяк випадок. Після налаштування працівник відкриває акт і натискає Прийняти оплату за акт — під вибраним способом оплати з’являється відповідна форма.

Картки кас із залишками, надходженнями та витратами за період; угорі — вкладки модуля. Усі суми показано до копійки, зокрема в розгорнутих операціях і загальних підсумках.

Можливості

• Спільна панель вкладок Каси, Операції, Архів Cliniccards, Затрати, Фіскалізація, яку закриває вкладка з шестернею Налаштування кас.
• Дашборд за готовим або довільним періодом із початковим залишком, Надходженнями, Витратами та кінцевим залишком кожної призначеної вам каси; деактивована каса з історією залишається на дашборді без кнопок дій, а в розгорнутих платежах біля імені пацієнта видно фото або ініціали.
• Єдина стрічка оплат, повернень, QR-платежів, депозитних операцій, внесень, доходів, інкасацій, переміщень і витрат із фільтрами, точними підсумками окремо для кожної валюти, вибором колонок і меню Експорт із файлами Excel, CSV і PDF — лише по призначених вам касах і продавцях, а у файл потрапляють усі рядки за фільтрами в тих самих колонках, що на екрані. Біля пацієнта та співробітника, який записав операцію, показано фото або ініціали.
• Приймання ручних оплат у вибрану касу, автоматичне зарахування онлайн-оплат у безготівкову касу обраного продавця й окремий облік депозитних операцій там, де вони дозволені.
• Оплата виконаного акта на одному екрані: посилання або QR, уже отримана готівка чи карткова оплата, з фіскальним чеком або лише як внутрішній запис.
• Негайний запис прямої готівкової, карткової або змішаної оплати в касах і балансі пацієнта, навіть якщо Checkbox ще створює чек або повернув помилку.
• Негайний запис повного прямого повернення в тих самих касах після того, як працівник реально віддав готівку або повернув карткову оплату через зовнішній термінал; чек повернення створюється окремо без повторного руху грошей.
• Надсилання платіжного посилання, PDF акта й підтвердженого чека через email або підключений Telegram пацієнта.
• Зарахування депозиту в оплату без повторного касового надходження там, де депозитні операції дозволені: гроші вже враховані під час поповнення.
• Покрокове підключення Checkbox, керування зміною та X/Z-звітами, точні лічильники шести видів перешкод перед Z-звітом, фіскалізація актів і окремі звіти за актами, продажами, поверненнями, пРРО та працівниками.
• Незмінний Архів Cliniccards із вихідними касами, актами й рахунками, оплатами, поверненнями, депозитами, чеками, витратами та рухами коштів після перенесення; біля імені пацієнта також показано фото або ініціали.

Переглянути дашборд кас

1. Відкрийте розділ Каси в бічному меню. Відкриється модуль на вкладці Каси.
2. Оберіть період: Вчора, Сьогодні, Поточний тиждень, Поточний місяць — або вкажіть довільний діапазон у полях За період від і до. Дашборд оновиться після зміни дати. Дні рахуються за часовим поясом клініки: після опівночі за її часом Сьогодні — це вже новий день, навіть якщо в іншому поясі ще вчора. Так само за часом клініки ставляться дати нових оплат і операцій і показується час у чеках та змінах.
3. Кожна призначена вам каса показана окремою карткою: залишок на початок, Надходження, Витрати та залишок на кінець періоду. Усередині картки видно лише платежі й операції через призначених вам продавців пРРО; деактивована каса залишається з історією та залишком, але без кнопок дій.
4. Натисніть на групу операцій (наприклад, «Платіж пацієнта»), щоб розгорнути її до окремих рядків.
5. Щоб перейти до іншого розділу модуля, скористайтеся вкладками вгорі: Операції, Затрати, Фіскалізація — або останньою вкладкою з шестернею (Налаштування кас).

Почати робочий день рецепції

1. Під своїм обліковим записом відкрийте Каси. Ви побачите лише доступні вам каси та їхні залишки.
2. У блоці Робочий день пРРО натисніть Підготувати зміну, Продовжити робочий день або Перевірити стан зміни — залежно від показаного стану. Якщо доступних пРРО кілька, спочатку натисніть Обрати пРРО.
3. На сторінці зміни відкрийте зміну й за потреби внесіть розмін. Оплату приймайте з акта пацієнта.
4. Наприкінці дня поверніться до зміни, звірте X-звіт і незавершені операції та закрийте зміну із Z-звітом. Перелік перешкод перед закриттям не тотожний лічильнику розбіжностей Потребує уваги.

Перевірити надсилання документа

1. Відкрийте оплачений акт і блок Документи пацієнту. Для кожного завершеного чека окремо показано email і Telegram: Ще не надіслано, У черзі на надсилання, Надіслано, Помилка надсилання або причину недоступності.
2. Натисніть Надіслати чи Надіслати ще раз біля потрібного каналу саме потрібного документа. Інший канал не надсилається повторно; нова оплата й новий чек не створюються.
3. Якщо надсилання залишилося в черзі, натисніть Поновити надсилання. Якщо повідомлення вже встигло надіслатися, застаріла дія поновлення не надішле його ще раз.
4. Розгорніть Історія надсилання, щоб побачити окремі спроби з часом і результатом. Помилка залишається в історії після успішного повтору. Результат спроби ще не підтверджено не означає ні успіху, ні відмови: результат перерваної спроби невідомий.

Надіслано означає успішну відправку, а не отримання чи прочитання пацієнтом. Історія починається з нових спроб; давні спроби не відновлюються заднім числом. Попередні контакти замасковані, а повторна відправка використовує поточний контакт пацієнта. Після анулювання акта через підтверджене повернення доступні чинні чеки; PDF анульованого акта до них не додається.

QR реквізитів для переказу з IBAN і сумою не є сторінкою онлайн-оплати. DentaDeck не отримує автоматичного підтвердження такого переказу й не створює чек лише через надсилання QR. Спочатку перевірте надходження в банку.

Повна покрокова інструкція з підготовкою даних, режиму, дозволів, каси та правил прайсу — на сторінці Фіскалізація та пРРО Checkbox.

Переглянути всі операції та вивантажити файл

1. У модулі Каси відкрийте вкладку Операції.
2. Перегляньте єдину стрічку всіх грошових рухів клініки. Типово видно колонки Дата, Співробітник, Каса, Тип (наприклад «Оплата», «QR-Платіж», «Витрата», «Переміщення»), Сума, Коментар, Категорія затрат, Контрагент і Пацієнт — у порядку, звичному з Cliniccards.
3. Звузьте список фільтрами: швидкі кнопки періоду або діапазон Від / До, Каса, Тип, Співробітник і поле пошуку за пацієнтом, контрагентом чи коментарем. Список оновлюється одразу; Скинути прибирає фільтри й залишає вибрані колонки.
4. Щоб побачити й анульовані записи, увімкніть Показати анульовані — вони показані сірим із позначкою «анульовано» і в підсумки не входять. Колонку Статус («Активна» або «Анульована») можна ввімкнути у вікні Колонки.
5. Над таблицею — підсумки за обраними фільтрами: Надходження, Видатки та Разом, окремим рядком для кожної валюти. Валюта клініки йде першою, суми різних валют не додаються.
6. Кнопка Колонки угорі сторінки працює так само, як у звітах: типово показано 9 з 10, колонки можна сховати, переставити й зберегти як свій вигляд.
7. Щоб вивантажити таблицю, відкрийте Експорт угорі сторінки й виберіть Excel (.xlsx), CSV або PDF — у файл потрапляють ті самі колонки й порядок, що на екрані, і всі рядки за фільтрами, а не лише показана сторінка. Що містить кожен файл і скільки рядків уміщує, описано в звітах.

Усі операції по касах: Колонки й Експорт угорі, фільтри, підсумки за валютами й таблиця.

Колонки й Експорт доступні у браузері. У мобільному застосунку їх немає, а стрічка показана картками.

Переглянути архівні фінансові документи Cliniccards

1. У модулі Каси відкрийте вкладку Архів Cliniccards.
2. За потреби оберіть Тип документа або конкретне Перенесення й натисніть Показати. Якщо ви прийшли з фінансів пацієнта, список уже відфільтровано за його карткою.
3. Звірте дату, тип, ID у Cliniccards, пацієнта, статус і суму. Позначка Збережено як… означає, що DentaDeck також створив відповідний акт, оплату, касу чи рух коштів; Лише в архіві означає, що приблизний поточний запис не створювався.
4. Натисніть ID у Cliniccards, щоб відкрити точний склад вихідних полів, контрольну суму документа й контрольну суму API-архіву.
5. Якщо документів багато, натисніть Показати старіші.

Архів доступний лише власнику й адміністратору з повним фінансовим доступом — коли їм призначені всі каси й усі продавці — та працює тільки для перегляду. Старий рахунок не стає новим рахунком платіжного провайдера, а старий чек — новим фіскальним чеком DentaDeck. Виправлення оформлюйте окремою поточною операцією за правилами клініки — джерельний документ не зміниться.

Прийняти оплату за виконаним актом

1. Відкрийте картку пацієнта → Фінанси, знайдіть потрібний акт і натисніть Прийняти оплату за акт.
2. У блоці Як пацієнт оплачує? оберіть доступний спосіб: Готівка, Картка — вже сплачено, Картка + готівка, Посилання або QR-код, QR-табличка Monobank або POS-термінал PayLink. Під вибраним способом відкриється одна форма.
3. Для прямої готівкової, карткової або змішаної оплати перевірте продавця, каси та вже отримані суми. Повну суму підставлено. Для часткової оплати відкрийте Часткова оплата та знижка: зніміть непотрібні зараз послуги або змініть суму чека тут само. Натисніть Готівку отримано — створити чек або Гроші отримано — створити чек залежно від способу. Варіант Картка — вже сплачено не звертається до термінала й не списує гроші з картки.
4. Для посилання або QR оберіть продавця чи QR-табличку; для PayLink — термінал і дію Передати суму на термінал. Єдиний доступний маршрут підставляється автоматично, а кілька варіантів потрібно обрати явно. Онлайн-оплата, табличка та PayLink працюють із повною сумою цілого неоплаченого акта.
5. Там, де доступні обидва режими, оберіть З фіскальним чеком або Лише записати оплату. У блоці Надіслати пацієнту позначте доступні email або Telegram; для PayLink цей вибір також зберігається для конкретної операції. Якщо надсилання не потрібне, зніміть усі позначки.
6. Перед підтвердженням перевірте форму ще раз. Перемикання способу, продавця або режиму чека відкриває форму з початковими сумами: незбережені зміни потрібно внести повторно. Саме перемикання не записує грошей.
7. Пряму оплату DentaDeck запише після вашого підтвердження, а оплату за посиланням чи QR — після підтвердження банку. Checkbox створює чек окремо: для стану Чек створюється натисніть Перевірити чек, а для Чек не створено — Повторити чек. Не приймайте оплату повторно.

Видимий вибір способу оплати й одна відповідна форма: суми, чек і доступні канали надсилання.

Вибір без фіскального чека створює лише внутрішній запис DentaDeck. Його не можна перетворити на чек заднім числом. Для довільної ручної оплати, яка не стосується конкретного акта, залишається окрема фінансова дія; вона також не фіскалізується.

Акт і оплату, пов’язані з прямим фіскальним чеком, не можна анулювати окремо. Для виправлення завершіть чек і оформіть повернення з початкового фіскального чека.

Звірити депозитні операції пацієнта

1. У модулі Каси відкрийте вкладку Операції.
2. Знайдіть рядок Поповнення депозиту пацієнта — це реальне надходження у касу, яку обрали в картці пацієнта.
3. Знайдіть рядок Повернення з депозиту пацієнта — це реальна видача коштів із тієї самої каси.
4. Перевірте пацієнта, касу, дату й суму в деталях операції.

Зарахування депозиту в оплату не показується як нове касове надходження. Гроші вже потрапили до каси під час поповнення депозиту; повторний облік завищив би залишок. Історію зарахувань переглядайте у картці пацієнта → вкладка Фінанси → Платежі.

Права доступу

Усі дії та сторінки цієї таблиці додатково потребують головного права Доступ до фінансів. Якщо його вимкнено, дочірні права на каси, платежі чи фіскалізацію не відкривають модуль і не працюють за прямим посиланням.

Таблиця показує типові права ролей. Керівник може окремо надати Звичайні касові операції, дозволити Скасування касових операцій або приховати Історію касових операцій, залишивши підсумки каси. Ці дозволи не відкривають налаштування підключень чи створення витрат. Зміни спочатку показуються для перевірки й застосовуються після підтвердження — докладніше в Права доступу.

Для кожної каси власник або адміністратор може окремо вибрати співробітників. Порожній список не створює нового обмеження: діють лише права з таблиці. Непорожній список додає другий рівень перевірки — дія дозволена тільки співробітнику, який одночасно має потрібне загальне право й доступ до цієї каси. Власник завжди має доступ, а кожна зміна списку зберігається в журналі аудиту. Те саме стосується продавців пРРО: доступ до реєстратора Checkbox визначає, чиї чеки, онлайн-оплати й повернення працівник бачить у дашборді, операціях, звітах і фінансах пацієнта.

Поради

• Довільний період на дашборді зручний для звірки каси за зміну або перевірки за минулий місяць.
• Час від часу заглядайте у Каси → Фіскалізація → Потребує уваги. Не створюйте іншу оплату для запису Оплата потребує перевірки, не повторюйте повернення для Повернення потребує перевірки, а для Статус оплати потребує перевірки звірте статуси без висновку про рух грошей. Прямі й QR-чеки зі станом Помилка або Потребує перевірки перевіряйте у відповідних звітах; службові операції — на сторінці Зміни пРРО.
• Перед першою фіскальною операцією відкрийте зміну Checkbox. Наприкінці дня звірте звіти та службові операції зміни з касовими операціями. Якщо Z-звіт заблоковано, відкрийте потрібний вид перешкоди зі сторінки зміни й завершіть показану операцію. Незавершені чеки, службові операції, PayLink, онлайн-оплати, повернення провайдера та оплати без чека показані окремо з точною кількістю. Докладні кроки — на сторінці Фіскалізація та пРРО Checkbox.
• Для звірки каси за зміну чи місяць зручна вкладка Операції: задайте період і касу, перегляньте підсумки Надходження / Видатки / Разом і за потреби вивантажте все через меню Експорт в Excel, CSV або PDF — суми у файлі точно збігаються з тим, що на екрані, до копійки.
• Стрічка Операції показує всі рухи разом (оплати, витрати, переміщення тощо), а дашборд Каси — залишки по кожній касі окремо. Для «скільки лишилося в касі» дивіться дашборд, для «що саме проходило» — Операції.
• Під час звірки депозитів перевіряйте саме касу, обрану в картці пацієнта: доступний депозит рахується окремо для кожної каси, тому система не дасть видати або зарахувати кошти з іншої каси.
• Не проводьте зарахування депозиту як звичайну оплату вдруге. Дія Зарахувати в оплату сама зменшує борг пацієнта й залишає касу без повторного надходження.
• Коли звертаєтеся до підтримки щодо налаштувань кас або оплат, повідомте номер збірки DentaDeck — він показаний унизу головної сторінки Налаштування.