Накладні та залишки

Прихідна накладна — це документ про те, що товар прийшов на склад. Поки накладна в статусі «Чернетка», її вільно редагують; після кнопки «Провести» вона записує рухи на склад і більше не змінюється — тільки сторнується зустрічним документом. Залишки клініки складаються саме з проведених накладних, тому розділ Склад відкривається вкладкою «Залишки».

Розділ ведеться на комп’ютері. У мобільному застосунку сторінка складу показує підказку «Продовжіть роботу зі складом на комп’ютері».

Залишки: товар × склад, від’ємний рядок червоний і має кнопку «Виправити».

Можливості

• Вкладка «Залишки» показує, що є на складах зараз: товар, склад і кількість в упаковках та штуках («10 Уп», «6 Уп + 98 шт»).
• Режими «Усі», «Критичні», «< 0», «= 0» перемикають список; у режимі «Усі» нульові рядки приховані.
• Пошук за назвою, артикулом або штрихкодом і фільтри за складом, категорією та брендом; меню «Експорт» вивантажує таблицю в Excel.
• Від’ємний залишок червоний, критичний — бурштиновий; біля від’ємного стоїть кнопка «Виправити», яка відкриває прихідну накладну з цим товаром і кількістю, якої бракує.
• Вкладка «Накладні» з двома видами документів — «Прихідні» та «Початкові залишки» — і трьома статусами: «Чернетка», «Проведена», «Сторновано». Проведений документ змінюється лише сторно.
• У рядку накладної — номер, статус, постачальник, склад, відповідальний, сума, коментар і дата; пошук за номером, коментарем, постачальником або товаром, фільтри за статусом і складом.
• Чернетка зберігається сама після кожної зміни: заголовок, кількість, ціна, партія та термін придатності записуються одразу.
• У рядку товару — кількість з кнопками «−» і «+», вибір одиниці (упаковка чи базова одиниця — шт, мл…), ціна за одиницю вводу, «Партія», «Придатний до» і сума рядка. У товару без упаковки вибору немає: одиниця просто написана поруч.
• Проведення накладної може створювати витрату в «Каси → Витрати» — це вмикається в налаштуваннях складу.
• «Сторнувати» створює дзеркальний документ, повертає залишки й анулює витрату.
• Початкові залишки заводяться документом або таблицею Excel одразу на всі склади.
• Блок «Історія руху» в картці товару показує останні 30 рухів із посиланням на документ.

Як це зробити

Створити прихідну накладну

1. Склад → Накладні, вкладка «Прихідні», кнопка «Створити прихідну». Чернетка відкривається одразу з номером на зразок ПН-2026-000001.
2. У заголовку перевірте «Склад» (куди приходить товар), «Відповідальний» (хто приймав), оберіть «Постачальник» і за потреби змініть «Дата» — рухи стануть на цю дату. Коментар необов’язковий.
3. У блоці «Додати товар» введіть назву, артикул або штрихкод у поле «Пошук» (кнопка «Знайти») і натисніть «Додати» біля потрібного товару. Поруч із кожним рядком списку видно наявність цього товару на складі накладної.
4. У рядку вкажіть кількість, оберіть одиницю — упаковку або базову одиницю (шт, мл…) — і введіть ціну за ту одиницю, яку вибрали. Десять упаковок по 320 ₴ — це кількість 10, одиниця «Уп», ціна 320. У товару без упаковки вибору немає.
5. За потреби заповніть «Партія» і «Придатний до» — за терміном програма потім списує партії, спершу ту, що спливає раніше.
6. Звірте «Всього» внизу списку й натисніть «Провести». Програма перепитає: «Після проведення її можна лише сторнувати».

Чернетка накладної: заголовок, рядки товарів і пошук «Додати товар».

Чернетку, яку завели помилково, приберіть кнопкою «Видалити чернетку». Заголовок зберігається сам, кнопка «Зберегти» потрібна лише в браузері без JavaScript.

Що станеться після проведення

• Товар додається до залишків того складу, який вказано в накладній.
• Ціна з рядка стає собівартістю саме цієї партії. Наступні списання беруть спершу партію, термін якої спливає раніше, потім найстарішу за датою приходу; партії без «Придатний до» йдуть останніми.
• Якщо на складі був мінус по цьому товару, прихід спершу закриває його.
• Коли ввімкнено «Створювати витрату при приході», у «Каси → Витрати» з’являється витрата на суму накладної — по одній на кожну категорію витрат. У витраті вказано постачальника, а в коментарі — «Прихідна накладна ПН-…». У самій накладній ці витрати видно в блоці «Витрати в касі». Рядки, у яких категорії витрат немає ні в товара, ні в його категорії, ні в налаштуваннях, у витрату не потрапляють; без жодної активної каси витрата не створюється зовсім.

Проведена накладна: рядки лише для читання, витрата в касі та кнопка «Сторнувати».

Сторнувати накладну

1. Відкрийте проведену накладну зі списку та натисніть «Сторнувати».
2. Підтвердьте: «Рухи буде скасовано зустрічним документом».
3. Створиться дзеркальний документ із коментарем «Сторно накладної ПН-…», а в оригіналі з’явиться рядок «Сторновано документом» з посиланням. Витрата в касі стане «анульовано».

Сторно неможливе у трьох випадках, і програма скаже про це прямо:

• «Товар із цієї накладної вже списано — спочатку сторнуйте списання.» — партію вже витратили;
• «Витрату за цією накладною вже не можна анулювати — сторно неможливе.» — витрату вже фіскалізовано або вона прив’язана до старого фінансового документа;
• «Склад зайнятий іншою операцією — спробуйте ще раз.» — зі складом саме працює хтось інший, просто повторіть.

Сам сторно-документ не сторнується: скасовують завжди оригінальну накладну.

Завести початкові залишки

Так переносять те, що фізично лежить на полицях на день переходу в DentaDeck. Постачальник тут не потрібен, і витрати в касі такий документ не створює.

Одним документом: Склад → Накладні → «Початкові залишки» → «Створити документ залишків», далі так само, як прихідна накладна. Номер має вигляд ПЗ-2026-000001.

Таблицею Excel:

1. На вкладці «Початкові залишки» у блоці «Початкові залишки з Excel» натисніть «Завантажити шаблон». Колонки: Склад, Товар, Артикул, Кількість, Одиниця, Ціна за одиницю, Партія, Придатний до; у файлі вже є два приклади.
2. Заповніть таблицю. Одна таблиця — на всі склади: назва складу в кожному рядку сама розкладе товар по потрібних складах.
   • Товар шукається за артикулом, якщо колонка «Артикул» заповнена. Незнайомий артикул пропускає рядок, навіть коли назва збігається. За назвою товар шукається лише тоді, коли клітинка артикулу порожня.
   • У колонці «Одиниця» упаковку означають слова «уп», «уп.», «упаковка», «pack» або власна назва упаковки товару. Будь-що інше читається як базова одиниця.
   • Дата пишеться як 2028-01-01 або 01.01.2028.
3. Оберіть файл і натисніть «Імпортувати залишки». Файл має бути до 10 МБ і до 5 000 рядків.
4. З’явиться підсумок «Імпорт завершено» з рядком «Імпортовано рядків: … · Пропущено: …»; пропущені розкриваються за посиланням «Показати пропущені рядки» — у списку перші 20. Кожен рядок названий номером: «Рядок 5: товар «…» не знайдено», «склад «…» не знайдено», «кількість «…» не число більше нуля», «ціна «…» не число», «одиниця «…» не підходить — у товару немає упаковки», «дата «…» не розпізнана», «артикул «…» не знайдено», «не вказано склад».
5. Унизу підсумку — посилання на створені документи: по одному проведеному документу на кожен склад.

Не завантажуйте той самий файл удруге. Про це нагадує й сама програма: «Виправте пропущені рядки та імпортуйте лише їх — решта вже проведена.» Уся таблиця обробляється як одна операція: якщо імпорт зривається, не проводиться нічого. Повідомлення «Склад зайнятий іншою операцією — спробуйте ще раз.» означає, що зі складом саме працює хтось інший — просто повторіть.

Переглянути залишки

1. Склад у меню відкриває «Залишки».
2. Перемикайте режими: «Усі» — усе, де щось є; «Критичні» — товари на межі ліміту з картки товару; «< 0» — мінус; «= 0» — нулі.
3. Звужуйте список пошуком і фільтрами «Склад», «Категорія», «Бренд»; довгий список догортається кнопкою «Показати ще».
4. Меню «Експорт» віддає таблицю в Excel. Якщо рядків більше за 5 000, над таблицею з’явиться попередження — звузьте фільтри.

Червоний рядок означає мінус — на складі рахується менше нуля. Коли з’явиться списання, мінус означатиме, що товар витратили, а прихід на нього не завели. Тим, хто має право «Накладні складу», у такому рядку видно кнопку «Виправити» — вона відкриває прихідну накладну з цим товаром і кількістю, якої бракує; лишиться вказати постачальника й ціну та провести її.

Червоними такі рядки лишаються завжди. Перемикач «Попереджати про мінус на складі» керує лише червоною позначкою біля пункту «Склад» у меню, яка рахує позиції в мінусі по всій клініці.

Історія руху товару

Картку товару відкривають лише ті, хто має право «Довідники складу» — зазвичай власник і адміністратор. Склад → Товари → картка товару, блок «Історія руху» внизу картки: дата, документ із посиланням, склад, кількість зі знаком і сума. Прихід зелений, списання червоне. Показуються останні 30 рухів — під таблицею тоді стоїть «Показано останні 30 рухів». Якщо рухів не було, блок каже «Рухів ще не було.»

Налаштування

Склад → Налаштування → «Загальні» (кнопка з шестернею біля вкладок модуля):

• «Створювати витрату при приході» — проведена прихідна накладна створює витрату в «Каси → Витрати», як у Cliniccards. За замовчуванням вимкнено.
• «Категорія витрат за замовчуванням» — куди віднести прихід товару, у якого ні в самого товару, ні в його категорії своєї категорії витрат немає. Якщо не вказана й вона, такі рядки у витрату не потрапляють.
• «Каса для витрат за приходами» — у яку касу писати ці витрати. Порожнє поле означає «Перша активна каса».
• «Попереджати про мінус на складі» — показувати біля пункту «Склад» у меню кількість позицій у мінусі. Самі від’ємні рядки в «Залишках» червоні завжди, незалежно від цього перемикача.

Права доступу

Це типові права ролей; кожному співробітнику їх змінюють у Склад → Налаштування → Доступи або в Налаштування → Права доступу (розділ «Склад»).

Блок «Історія руху» живе в картці товару, а картку відкриває лише право «Довідники складу» — тому рухи товару бачать власник і адміністратор, навіть якщо решта команди має доступ до складу.

Без права «Ціни складу» співробітник усе бачить, але без грошей: у «Залишки» зникають колонки «Ціна» і «Сума», у проведеній накладній — суми рядків, «Всього» та блок «Витрати в касі», в історії руху — колонка «Сума». Ціни в чернетці видно тому, хто має право її редагувати: інакше накладну не заповнити.

Склад з обмеженим доступом працює тут так само, як у каталозі: його залишки й накладні бачать лише співробітники з його списку, відповідальний і ті, хто має право «Налаштування складу».

Поради

• Вводьте кількість і ціну в тих самих одиницях, у яких приймаєте товар: 10 упаковок по 320 ₴ — це 10 Уп і 320, а не 1 000 штук по 3,20 ₴. Програма перерахує сама.
• Заповнюйте «Придатний до» для матеріалів із терміном: партії без цієї дати списуються останніми.
• Не виправляйте помилку в проведеній накладній новою накладною «навпаки» — сторнуйте оригінал і заведіть правильний документ, тоді історія читається.
• Заводьте початкові залишки одразу після каталогу, щоб майбутні списання не пішли в мінус на порожньому складі.
• Перед першим приходом переконайтеся, що постачальник заведений у Склад → Постачальники, а потрібна каса й категорія витрат — у Каси.
• Пов’язані розділи: Склад, Каси, Права доступу.